Keine E-Mails mehr in Projekten! Nie wieder!

Kunden wollen in Projekten immer mit E-Mails arbeiten und sind oft schwer davon abzubringen („was der Kunde nicht kennt, verwendet er nicht“). Dieser zähe Ablösungsprozess lohnt sich jedoch, besonders wenn er in einem frühen Projektstadium durchgeführt wird.

Hier ist eine Übersicht der Nach- und Vorteile von E-Mails im Gegensatz zu anderen Tools, sortiert nach Concerns (=“welches Problem soll gelöst werden?“):

1. Austausch von Dokumenten und Dateien

Nachteile E-Mail:

  • Bevor man sich umgedreht hat, sind 35 unterschiedliche Versionen desselben Dokuments im Umlauf. Im günstigsten Fall gibt es Versionsnummern – aber auch dann weiß kein Mensch, welches die aktuelle Version ist.
  • Findet man die E-Mail wieder (nicht alle Kunden sind Helden der sauberen Ablage)?

Alternativen:

2. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Nachteile E-Mail:

  • Dieselben wir beim Austausch von Dokumenten und Dateien, aber zusätzlich:
  • Plötzlich haben zwei Personen dasselbe Dokument bearbeitet – und schon ist das Chaos da, und irgend ein Unglücklichsrabe darf das wieder zusammenführen.

Alternativen:

3. Gemeinsame Termine

Nachteile E-Mail:

  • Wann immer ein Termin hinzukommt oder verändert wird, muss Hand angelegt werden. Übersieht oder vergisst man eine E-Mail – Pech.

Alternativen:

4. Terminabstimmungen

Nachteile E-Mail:

  • Wer einmal versucht hat, einen gemeinsamen Termin mit 5 Personen per E-Mail zu finden, weiß bescheid.

Alternativen:

5. Gemeinsames Wissen

Nachteile E-Mail:

  • Wer schon einmal per E-Mail Support geleistet hat, eine Hilfestellung, etwas erklärt, dabei gar Bilder eingefügt hat, und dann ein Jahr später von derselben oder einer anderen Person nach derselben Sache gefragt wurde, weiß: Wissen, HowTos, Anleitungen, Daten etc. wären an anderer Stelle besser aufgehoben. Denn dann wären sie nicht schlicht verloren gegangen.

Alternativen:

  • Zahllose Kollaborations– und Projektmanagementtools, die ein Wiki beinhalten.
  • Ein Wiki, z. B. das Dokuwiki (es lohnt sich auch schon, für sich selbst ein solches anzulegen – ruhig auf dem eigenen Webspace, die Zugriffe per SSL geschützt).
  • M. E. sind dieselben Tools geeignet, die auch gemeinsame Dokumente verwalten. Es ist jedoch oft praktisch, Wissen intern verlinken zu können und zu strukturieren, wozu ein Wiki oft besser geeignet ist.

6. Tasks, Aufgaben, ToDos

Nachteile E-Mail:

  • In keinem anderen Fall sind die Nachteile der Verwendung von E-Mails so immens wie in diesem Fall. Schickt man Aufgaben in E-Mails, gehen viele – je nach Reifegrad des Empfängers – verloren, oder sie werden nur teilweise beantwortet, man muss ständig rückfragen, nachweisen, kann nicht priorisieren, löschen, updaten – das nervt.
  • Auch die Verfolgung der von einem selbst gestellten Aufgaben ist weder einfach noch übersichtlich. Man kann sich im Mailclient einen Ordner anlegen – der aber selten übersichtlich ist.

Alternativen:

Allgemeiner Nachteil aller Alternativen

Sicherheit ist bei allen Clouddiensten ein Thema, klar. Im Falle von Google Drive können die US-Behörden Zugriff erlangen, bei anderen Anbietern ebenso. Gestohlene Passwörter oder gehackte Accounts sind ebenfalls ein mögliches Problem (bei Google sind bislang keine Hacks bekannt geworden – und das vor dem Hintergrund, dass sich auf solche News die gesamte Weltpresse stürzen würde).

Aber wie sicher ist E-Mail? Verwenden alle wenigstens auf der Strecke zum eigenen Hoster SSL-Verbindungen? Und was macht der Empfänger? Ist sich jede Kundin bewusst, dass es unsichere WLANs gibt (nicht nur solche, die von vornherein ungeschützt sind, sondern auch solche, deren Verschlüsselungsalgorithmen zu schwach sind)?

Und wie sicher ist der eigene Computer?

Eine Möglichkeit, die eigenen Dokumente in der Cloud zu verschlüsseln, ist der BoxCryptor (jedenfalls für einige Cloud-Dienste). Empfehlenswert. Und für Privatanwender kostenlos.

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